Sistem ERP atau Enterprise Resource Planning, kini jadi bagian penting untuk perusahaan. Terutama bagi perusahaan yang ingin memiliki proses bisnis yang terintegrasi agar lebih efisien.
Teknologi terus berkembang, begitu juga dengan kebutuhan akan sistem ERP yang semakin tinggi.
Bahkan, ada data yang menunjukkan jika terdapat 50% perusahaan tengah mengadopsi, update, sampai dengan merencanakan pemanfaatan ERP secara optimal.
Ingin tahu lebih dalam soal ERP? Simak lengkapnya!
Apa yang Dimaksud dengan Sistem ERP?
Jadi, sistem ERP adalah suatu sistem perangkat lunak (software) terintegrasi yang mampu mengelola dan mengumpulkan data dari berbagai departemen atau divisi dalam perusahaan.
Sebut saja, ERP bisa mengintegrasikan data-data dari divisi atau departemen akuntansi, penjualan, manufaktur, rantai pasok, marketing, hingga divisi Sumber Daya Manusia (SDM).
Dengan mengintegrasikan seluruh data ini dalam database besar, maka manajemen perusahaan bisa lebih efisien, mampu menganalisis strategi dengan baik, bahkan kemudian dapat menghemat biaya operasional.
Penerapan ERP ini sendiri berkembang penerapannya tahun 1960-an dan mulai massal terpakai sekitar 1990-an. Kehadiran sistem ERP ini sendiri bertujuan untuk mengotomatisasi operasi bisnis harian.
Jenis-jenis ERP Berdasarkan Implementasinya
Sistem ERP apa saja? Berdasarkan implementasi atau penggunaannya, ERP terbagi jadi beberapa jenis sistem:
1. ERP on Premise
Pertama, yakni ERP on Premise yang merupakan software yang penginstalan dan pengoperasiannya berada di perusahaan sendiri.
Adanya sistem ini, memungkinkan perusahaan mengontrol penuh setiap data dan juga infrastruktur.
Sistem ini rata-rata terpakai dalam perusahaan kecil hingga skala menengah. Intinya, perusahaan yang ingin menjaga data pada lingkungan internal biasanya akan menggunakan data ini.
Hanya saja, minusnya pada biaya awal yang lebih tinggi buat instalasi dan pemeliharaan software dan hardware.
2. Open Source ERP
Contoh sistem ERP selanjutnya adalah yang bersifat open source. Artinya, perusahaan bisa melihat, memodifikasi, sampai dengan melakukan pengembangan source code ERP sesuai dengan kebutuhan.
Jenis satu ini punya kelebihan dari segi fleksibilitasnya untuk disesuaikan. Sistem ERP ini, memang memungkinkan perusahaan mengadaptasi sistem ERP sesuai dengan kebutuhan operasional.
Walaupun begitu, perusahaan Anda harus punya tim yang kuat untuk mengelola dan melakukan penyesuaian kode sumbernya.
3. ERP Berbasis Cloud
Selanjutnya, ada juga sistem yang berbasis cloud. Maksudnya, Anda dapat mengakses layanan hostingnya di cloud secara real-time.
Sistem ini sangat populer terutama di kalangan perusahaan-perusahaan besar. Mengapa?
Alasannya karena tingkat skalabilitasnya tinggi dan tidak butuh infrastruktur server fisik seperti ERP on Premise.
Kelebihannya sudah pasti dari segi biaya yang terjangkau di awal. Tapi, Anda butuh berlangganan secara terus-menerus.
4. Hybrid ERP
Terakhir, yakni ada sistem Hybrid ERP. Seperti namanya, jenis ini menggabungkan dua sistem yakni ERP on-premise dan cloud.
Apa manfaatnya? Tentu, yakni agar Anda sebagai pengguna bisa memperoleh dua kelebihannya.
Nantinya, data-data yang ada akan tersimpan pada dua tempat: ada di server perusahaan (on-premise) dan sebagian lagi ada di cloud.
Siapa yang cocok menggunakannya? Jenis satu ini sangat tepat jika Anda punya perusahaan yang mau mengadopsi cloud tapi secara bertahap.
Manfaat Sistem ERP
Dari banyaknya jenis sistem ERP, sebenarnya apa yang jadi manfaatnya? Apakah perusahaan akan langsung untung besar ketika menerapkannya? Cek sini:
1. Kemudahan Koordinasi
Pertama, manfaatnya dari segi kemudahan koordinasi yang terjadi antar-departemen. Jika Anda menggunakan ERP, maka seluruh proses koordinasinya bisa real-time terpantau.
Jadi, komunikasi antar departemen bisa lebih cepat tanpa harus menghubungi atau datang ke divisi terkait lebih dulu.
2. Kemudahan dalam Menganalisis Data
Kehadiran ERP bukan sekadar menyimpan data dalam satu penyimpanan besar. Tapi, adanya sistem ini juga akan membantu perusahaan untuk mengumpulkan, menganalisis, sampai dengan melaporkan data secara akurat.
Dengan ini, tentu bisnis atau perusahaan yang Anda miliki bisa membuat keputusan secara real-time. Jadi, Anda bisa segera menyesuaikan setiap proses dalam bisnis jika memang dibutuhkan.
3. Solusi Praktis untuk Penjadwalan dan Pengelolaan
Adanya sistem ERP ini juga akan memudahkan Anda dalam mengatur jadwal. Sebut saja untuk menjadwalkan shift karyawan, pemeliharaan perusahaan, pengiriman inventaris, sampai dengan kemudahan untuk mengorganisir operasional.
4. Kolaborasi Lintas Departemen
Di perusahaan besar, sering kali setiap departemen bekerja secara terpisah, yang membuat koordinasi menjadi sulit.
ERP mengatasi masalah ini dengan menyediakan sistem terintegrasi, di mana semua tim bisa berkolaborasi dengan lebih baik.
Misalnya, ketika tim penjualan menerima pesanan besar, mereka bisa langsung melihat status stok di gudang.
Jika stok kurang, maka mereka bisa berkoordinasi dengan tim produksi untuk segera menambah produksi, sementara tim keuangan bisa langsung mengatur pencatatan pembayaran dan invoice.
Dengan adanya sistem yang menyatukan semua informasi dalam satu platform, perusahaan tentu jadi lebih efisien.
5. Hemat Biaya Operasional
ERP mungkin memang butuh biaya investasi awal. Tapi, jika menghitungnya dalam jangka panjang justru akan menghemat biaya operasional. Mengapa? ERP akan membantu Anda menghemat pengeluaran karena:
- Mengurangi kebutuhan kertas & dokumen manual: Semua data tersimpan secara digital. Jadi, tidak perlu lagi banyak cetakan laporan.
- Meminimalkan kesalahan input data: Kesalahan administrasi bisa menyebabkan kerugian besar. Dengan sistem otomatis, maka kesalahan manusia (human error) bisa dikurangi.
- Meningkatkan efisiensi tenaga kerja: Dengan sistem otomatisasi, perusahaan tidak perlu lagi merekrut banyak orang untuk menangani pekerjaan yang bisa ERP lakukan.
- Mengurangi pemborosan stok: Sistem ERP memudahkan manajemen inventaris sehingga tidak ada lagi stok berlebih atau kekurangan barang yang bisa merugikan perusahaan.
6. Keamanan Data yang Lebih Terjamin
Pada lanskap saat ini, keamanan data tentu jadi hal krusial. Jika perusahaan Anda masih memakai sistem manual atau software yang terpisah untuk setiap departemen, maka risiko terjadinya kebocoran hingga kehilangan data bisa lebih tinggi.
Mengapa sistem ERP bisa lebih aman? Alasannya karena ERP punya fitur keamanan canggih seperti enkripsi data.
Adanya enkripsi data, dapat membantu informasi perusahaan sangat aman dari akses yang tidak sah.
Selain itu, akses yang berbasis peran atau role-based access, juga memungkinkan karyawan sekadar bisa mengakses data hanya sesuai tugasnya.
Kehadiran automatic backup pun akan membantu saat terjadi gangguan. Jadi, saat gangguan, Anda bisa memulihkan data secara cepat tanpa adanya risiko kehilangan informasi penting.
Dengan ini, penggunaan ERP dalam perusahaan memang sangat worth untuk Anda lakukan.
Optimalkan Bisnis Anda dengan ERP yang Fleksibel dan Efisien
Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk mengadopsi Enterprise Resource Planning (ERP) dalam bisnis, jangan sembarangan dalam memilih platform.
Pasalnya, tidak semua sistem ERP cocok untuk setiap bisnis. Beberapa memiliki harga yang terlalu tinggi, fitur yang terlalu kompleks, atau kurang fleksibel untuk menyesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan.
Oleh karena itu, memilih ERP yang modular dan dapat disesuaikan adalah langkah strategis untuk memastikan efisiensi tanpa membebani anggaran.
Solusinya, pakai Ferbos ERP. Berbasis Odoo, sistem ini menawarkan fleksibilitas tinggi dengan berbagai modul seperti manajemen sales, proyek, keuangan, dan HR.
Plus, harganya lebih terjangkau daripada banyak sistem ERP lain, jadi cocok untuk bisnis kecil hingga perusahaan besar yang ingin mengoptimalkan operasional tanpa menguras budget.
Dengan dukungan server setup, pengembangan custom, serta training & maintenance, Ferbos ERP membantu bisnis berkembang dengan lebih efisien!